Podle čeho vybírat vhodný rezervační systém s EET

Recepční systém

Nejčastěji pracují s rezervacemi a hosty recepční. Jsou v podstatě kombinací tiskového mluvčího a hodné babičky, která vždy se vším ráda pomůže. Je třeba, aby recepční měl všechny informace stále dostupné a lehce ověřitelné.

Základem je tedy co nejjednodušší systém, díky kterému se bude moci recepční věnovat především hostům a nebude muset ztrácet čas zbytečnou administrací a obsluhou systému. Zkoumejte, jak rychle a jednoduše se lze dostat k rezervaci kteréhokoli hosta včetně podrobných informací o rezervaci i hostu. K tomu by měl posloužit například interaktivní kalendář, ve kterém je možné přesouvat celé rezervace i jednotlivé pokoje v rámci rezervací, a který přehledně zobrazuje zdroje rezervací a případně další informace o rezervacích a klientech.

Seznam hostů, kteří pobývali v ubytovacím zařízení, s uchovanými informacemi o preferovaných pokojích a o objednávkách může zvýšit spokojenost hosta, který se bude rád vracet tam, kde si jej pamatují a vycházejí mu vstříc.

Podívejte se, nakolik je snadné přidávat, odebírat a měnit rezervace v kalendáři a přidávat prodané položky přímo k účtu rezervace, či přímo z hostova účtu vytisknout fakturu.

Pro předávku směn recepčních je dobré, když je k dispozici také přehled hostů, kteří toho dne přijíždějí a odjíždějí.

Dobrý hotelový systém také umožňuje psát si s klientem z recepčního emailu a posílat předpřipravené šablony emailů se všeobecnou informací o hotelu a destinaci.

Rezervační systém

Základem výkonného rezervačního systému by mělo být propojení prodejních kanálů pomocí channel manageru. Channel manager je systém, který umí spravovat příchozí rezervace v reálném čase (v době provedení rezervace) na několika účtech (prodejních kanálech) současně. Ve chvíli, kdy klient dokončí rezervaci na jednom z kanálů (např. na Airbnb), na všech ostatních kanálech se daný pokoj v daných dnech automaticky zavře. Tím se automaticky předchází vzniku overbookingu.

V mnoha velkých hotelech se takovou správou zabývají celá rezervační oddělení. Channel manager je vlastně rezervační oddělení, které může spravovat jediná osoba – například recepční. Dobrý channel manager výrazně šetří čas recepčním a zabraňuje overbookingům. Má i přímý vliv na růst zisků neboť umožňuje využít plnou kapacitu hotelu (rezervy již nejsou třeba) a prodává na více kanálech.

Rezervace by měly z channel manageru jednoduše (v zásadě automaticky) plynout do kalendáře a zde se ukládat. Systém by měl zároveň umožnit přidávat ručně rezervace hostů přicházejících na základě doporučení nebo z ulice. Stejným způsobem, tedy prostřednictvím jedné aplikace, by mělo být možné upravovat ceny a prodejní programy.

Managerský systém

Manager ubytovacího zařízení by měl mít přehled o všem, co se v jeho ubytovacím zařízení děje. Systém by vám měl usnadnit práci se psaním směn zaměstnanců, předávání zodpovědnosti zaměstnanců za směny a za vykonanou práci a poskytnout přehled o tom, kdo má k čemu přístup.

Měl by mít možnost vytvořit či jednoduše spravovat nejrůznější statistiky týkající se výdělečné činnosti a provádět změny, které by vedly k navýšení zisku na základě takových statistik.

Důležité je, aby systém umožňoval pracovat s raty a restrikcemi na základě cenové politiky a měnit je podle potřeby i dlouho dopředu.

Robotická kontrola lidských chyb

Lidé dělají chyby. Zeptejte se, zda je součástí systému robotická kontrola lidských chyb, která umí odhalit a upozornit na selhání při nastavování cen, restrikcí, rezervací či během platebních operací. Můžete si tak ušetřit mnoho nepříjemností a nedorozumění jak uvnitř vaší firmy tak ve vztahu k hostům.

Cena

Téměř každý rezervační systém má trochu jinou cenovou politiku. Nejčastěji se platí buď procenta z prodeje nebo pevný měsíční poplatek, který se vypočítává na základě počtu pokojů. Před rozhodnutím je užitečné prověřit, zda systém nemá více verzí. Některé systémy totiž nabízí za pevný poplatek jen základní verzi, která nezahrnuje většinu potřebných aplikací. Za nakonfigurování aplikací do systému se pak platí vysoké částky. Jiné systémy mají vysoké poplatky za poskytování služeb a klientskou péči.

Než se pustíte do užšího výběru, sepište si parametry svého ubytovacího zařízení a především vaše nároky na rezervační systém. Pokud si nejste jisti co všechno můžete od rezervačního systému chtít a za jakou cenu, obraťte se na nás s konkrétními dotazy. Rádi vám pomůžeme se v problematice zorientovat.